La transmission de savoir-faire et de connaissances : un enjeu de taille

Les départs d’«anciens» collaborateurs, les mobilités internes/externes imposent la prise en main (parfois rapide) des savoir-faire et des connaissances par les nouveaux arrivants. Au cours de ces étapes de transition, les questions majeures qui sont soulevées se focalisent sur comment préserver et transmettre les « cœurs de métiers », (détenus souvent par des experts) et dont la disparition pourrait à terme menacer les processus métier eux-mêmes.

Dans la transmission métier entre un salarié partant et un salarié héritant, garantir que toutes les activités prescrites (missions globales du poste) et non prescrites (capacité à prioriser, à interpréter, à collaborer avec diverses parties prenantes…) soient transmises et maîtrisées est l’objectif principal. En ce sens, c’est une pièce maîtresse de l’entreprise et donc un enjeu majeur pour tout dirigeant ou responsable.

Si les enjeux sont importants pour l’entreprise, il en va de même pour les protagonistes :

  • Vu du côté de l’employé « partant », la transmission peut se révéler productrice de sens et source de gratification : 
“Ce passage de relais a été pour moi la transmission d’une carrière entière, longue de 31 ans. Cela m’a permis de prendre du recul sur le chemin parcouru et m’a donné envie de valoriser cette expérience en la transmettant à Olivier, mon remplaçant”.

  • Quant à l’employé “héritant”, il assimile rapidement les spécificités et la complexité du poste et de son environnement : 
“Mathilde m’a présenté à chacun des clients, m’apprenant les codes, les bonnes pratiques et les règles de communication propres à chacun. Il a été un vrai mentor et l’avoir suivi durant ce temps privilégié m’a permis de reprendre la gestion d’affaires avec aisance et sans accuser de perte.”

 

Les étapes de la transmission de savoirs :

Comme nous l’avons souligné, si les missions globales (travail prescrit) sont aisément identifiables (fiche de poste, activités, procédures…), il est beaucoup moins facile de clarifier les interactions informelles entre les collaborateurs, les tours de main, les savoir-faire développés selon des besoins d’adaptation permanents (ajustements, flexibilité, improvisation …) à des contraintes nouvelles (exigences clients, évolutions du marché, de la législation…).

Au vu de la complexité de ce type de projet, nous conseillons fortement de se doter d’une méthodologie de pilotage pour garantir une transmission réelle et anticiper les éventuelles difficultés.

Nous vous invitons à découvrir notre approche au travers des principales étapes pour garantir le succès de votre projet de transmission.

            1) Implanter le projet

Quelles sont les parties prenantes du projet ? Quel est leur niveau d’attente ? Quels sont les enjeux associés ? Que risque-t-on à réussir la transmission ? Qui est susceptible d’y gagner ou d’y perdre et quoi ?

Un état des lieux, la formalisation sous forme de cahier des charges vous aideront à clarifier le projet et à favoriser l’adhésion des parties prenantes (le périmètre des personnes impactées par le départ est souvent plus large qu’on ne le suppose !).

            2) Repérer l’ensemble des savoir-faire à transmettre

Sur la base d’une représentation (carte euristique par exemple) en y associant les parties prenantes (face à face, réunions de travail …). L’implication des principaux intéressés est l’une des clés de la réussite du projet.

            3) Identifier les savoirs prioritaires

Identifier les « activités sensibles » du poste, celles qu’il ne faut absolument pas perdre ou celles dont la perte pourrait menacer les cœurs de métier voire le fonctionnement de l’entreprise. Une approche par processus peut être privilégiée afin d’identifier les activités à valeur ajoutée à « sauvegarder ».

            4) Décider des modalités de transmission

Une fois les étapes précédentes formalisées et ayant obtenu un accord des différentes parties (manager et intéressés y compris), établissez un plan d’action détaillant chaque étape et les moyens associés. Il permettra le pilotage de la transmission pas à pas. Parmi les moyens de transmission : l’écriture d’un référentiel de documents, actions de formation et de tutorat, simulations et mise en situation…).

            5)  Suivre l’effectivité de la transmission

Suivez le plan d’action jusqu’à la vérification effective en dressant une évaluation finale et ou intermédiaire si besoin, avec l’ensemble des parties prenantes (formalisez le retour d’expérience et faites-le partager).

 

Transmettre au sein de l’entreprise est un acte volontaire, c’est faire partager une manière de penser et d’agir au sein d’une organisation : c’est reconnaître la valeur des partants qui ont participé à faire vivre et croître l’organisation et c’est aussi une formidable opportunité pour fidéliser les nouveaux talents.

Pour plus de détails, nous vous invitons à nous contacter.

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